به طور کلی اهداف عمده ای که برای سیستم های مدیریت دانش ارائه شده است عبارتند از

(خاتمیان فر، ۱۳۸۵: ۶):
۱- ایجاد مخازن دانش؛
۲- ارتقاء دسترسی به دانش؛
۳- بهبود و ارتقاء محیط دانش؛
۴- مدیریت دانش به عنوان یک دارایی (داونپورت و پروساک، ۱۹۹۸: ۶۷)؛
۵- صرفه جویی در هزینه، افزایش ظرفیت سازمانی، خدمت بهتر به مشتری، و کاهش زمان چرخه؛
۶- اجتناب از هدر رفتن سرمایه عقلانی و حداقل کردن ریسک های مرتبط با نوآوری؛
در یک کلمه هدف مدیریت دانش دستیابی به ارزش تجاری از طریق دانش می باشد (پلسیس^[۱۰۲]، ۲۰۰۴).

مزایای مدیریت دانش

دانشمندان مدیریت دانش، مجموعه مزایایی را برای مدیریت دانش ذکر کرده اندکه در زیر به هشت مورد آن از نظر دنهام گری^[۱۰۳] (۲۰۰۱) اشاره می کنیم که عبارتند از :
۱- جلوگیری از افت دانش: مدیریت دانشسازمان را قادر می سازد تا تخصص فنی حیاتی خود را حفظ کرده، از افت دانش حیاتی که از بازنشستگی، کوچک سازی، یا اخراج کارکنان و تغییرات ساخت حافظه انسانی ناشی می شود؛ جلوگیری کند.
۲- بهبود تصمیم گیری:مدیریت دانش نوع و کیفیت دانش مورد نیاز را برای تصمیم گیریهای اثربخش شناسایی می کند و دسترسی به آن دانش را تسهیل می بخشد. در نتیجه، تصمیمات سریعتر و بهتری می تواند در سطوح مختلف سازمانی صورت گیرد.
۳- انعطاف پذیری و انطباق پذیری: مدیریت دانش به کارکنان اجازه می دهد تا شناخت بهتری از کار خود حاصل کرده، راه حلهای نوآور مطرح کنند، با سرپرستی مستقیم کمتر کار کنند و کمتر نیاز به مداخلات مقامات بالاتر داشته باشند. در نتیجه، کارکنان می توانند در موقعیتهای چند وظیفه ای فعال باشند، و سازمان می تواند روحیه کارکنان را بالا ببرد.
۴- ایجاد مزیت رقابتی:بکارگیری مدیریت دانش سازمانها را قادر می سازد تا مشتریان، دیدگاه های آنها، بازار و رقابت را درک کرده، و بتوانند شکافها و فرصتهای رقابتی را شناسایی و در جهت ایجاد مزیت رقابتی از آن استفاده کنند.
۵- توسعه دارایی:مدیریت دانش توانایی سازمان را در سرمایه گذاری در حفاظت قانونی برای مالکیت فکری بهبود می بخشد. در این حالت، ثبت اختراعات، علائم تجاری، اجازه نامه ها، حق انحصاری اثر، و اسرار تجاری در زمان درست بکار گرفته شده و منجر به حفاظت قانونی بیشتر و افزایش ارزش بازار برای مالکیت فکری می شود.
۶- افزایش محصول:کاربرد مدیریت دانش به سازمان اجازه می دهد که دانش را در خدمات و فرآورده ها بکار گیرد در نتیجه، ارزش ایجاد شده در محصول با نسبت مستقیم میزان و کیفیت دانش در محصول افزایش پیدا می کند.
۷- مدیریت مشتری: مدیریت دانش سازمان را قادر می سازد تا توجه کانونی و خدمت به مشتری را افزایش دهد. دانش مشتری باعث سرعت پاسخ گویی به سؤالات، توصیه ها و شکایتهای مشتری
می شود. این امر همچنین تضمین کننده کیفیت بهتر خدمات به مشتری می گردد.
۸- بکارگیری سرمایه گذاریها در بخش سرمایه انسانی:سازمانها از طریق ایجاد امکان تسهیم آموخته ها از طریق مدیریت دانش، فرآیندهای اسناد و بررسی و حل استثنائات، و در اختیار گرفتن و انتقال دانش ضمنی، می توانند به بهترین وجهی در استخدام و کارآموزی کارکنان سرمایه گذاری کنند (رادینگ، ۱۳۸۳: ۷۷-۷۶ ).

چرخه حیات مدیریت دانش

مدیریت دانش از یک فرایند چند مرحله ای پیروی می کند که شناسایی هر یک از آنها در درک مدیریت دانش مفید است. این مراحل به صورت زیر است که به چرخه حیات مدیریت دانش معروف است (گوپتا و شارما^[۱۰۴]، ۲۰۰۴: ۹۰ ):
خلق دانش (تسخیر یا تولید دانش)؛
سازماندهی دانش( اعتبار بخشی دانش)؛
ذخیره ( کد گذاری یا رسمی سازی دانش)؛
توزیع( تسهیم یا انتقال دانش)؛
کاربرد ( استفاده از دانش).
در هر یک از مراحل عناصری وجود دارد که این مراحل را عملی می سازد که در ذیل به تشریح هر یک از این مراحل می پردازیم.

خلق دانش (تسخیر یا تولید دانش)

خلق دانش منبع کلیدی نوآوری در هر سازمان می باشد )کروق^[۱۰۵]، ۱۹۹۶: ۶۰). عامل حیاتی در بحث مدیریت دانش تولید و انتشار اطلاعات و تفسیر اطلاعات پردازش شده و تبدیل آنها به دانش است. تولید دانش به توانایی سازمان ها در ایجاد ایده ها و راه حل های نوین و مفید اشاره دارد. سازمانها با توسعه و تجدید ساختار دانش قبلی و کنونی با روش های مختلف به خلق واقعیت و مفاهیم جدید می پردازند. در حقیقت تولید دانش فرایند مهمی است که در آن انگیزه، تلقین، تجربه و شانس، نقش مهمی ایفا می کنند (لین^[۱۰۶] و دیگران، ۱۹۹۶: ۱۲).
چندین روش وجود دارد که به وسیله آنها می توان دانش را برای سازمان تولیدکرد. یکی از بدیهی ترین روشها، استخدام افرادی است که دانش مورد نظر سازمان را با خود به همراه دارند. از دیگر روش های تولید دانش استخدام مشاوران خارجی یا کمک به تولید دانش جدید از طریق حمایت مالی از تحقیقات دانشگاهها و مراکز تحقیقاتی است، با امید به اینکه مزایایی در آینده عاید سازمان خواهد شد (گوپتا و شارما،^[۱۰۷] ۲۰۰۴: ۱۳).
یکی از روش های تولید دانش تأسیس مراکز تحقیقاتی در سازمان به منظور تولید ایده های جدید و سپس فناوری و تولیدات تجاری است. شرکت هایی مانند موتورولا، و آی بی ام، اقدام به این کار کرده اند (همان منبع: ۱۴)
یکی از مؤثرترین تئوری ها در تولید دانش سازمانی توسط نوناکا و تاکیوچی (۱۹۹۵) مطرح شد. در تحلیل آنها، سازمان دانش را با تعامل میان دانش های ضمنی و آشکار تولید می کند. فرایند تولید دانش یک فرایند فردی نیست، بلکه فرآیندی اجتماعی است و چهار حالت دارد: اجتماعی نمودن^[۱۰۸] (پنهان به پنهان)، بیرونی سازی^[۱۰۹] (پنهان به آشکار)، ترکیب^[۱۱۰] (آشکار به آشکار)، درونی سازی^[۱۱۱] (آشکار به پنهان) که در جدول شماره (۲-۱) و (۲-۲) به همراه ویژگی های آن درج شده اند.

جدول ۲-۱): چهار راهبرد نوناکا و تاکیوچی (۱۹۹۵) در تولید دانش سازمانی